엑셀 인쇄(인쇄 영역, 한 페이지 맞춤, 빈 페이지, 반복 제목)
표를 종이에 맞게 출력하려면 인쇄할 범위를 정한 뒤 용지 방향과 배율을 조절하고 미리 보기를 확인하면 된다. 화면에서 보기 좋은 표도 종이에서는 오른쪽 열이 잘리거나 글자가 작아질 수 있다. 엑셀 인쇄를 할 때 무조건 한 장에 넣기보다 읽을 수 있는 크기를 유지하는 것이 중요하다. 열이 많으면 가로 방향과 너비 맞춤을 먼저 살펴보고, 행이 길면 여러 장으로 나눠도 된다. 아래 내용은 Windows 데스크톱 Excel을 기준으로 인쇄 영역 설정, 페이지 맞춤, 잘림과 빈 페이지 점검 순서로 정리했다.
엑셀 인쇄, 어디부터 설정할까?
출력할 셀 범위를 정하고 파일 > 인쇄에서 대상 시트와 프린터를 확인하는 것부터 시작하면 된다. 받은 파일에는 예전에 지정한 인쇄 영역이 남아 있을 수 있으므로 범위를 먼저 살펴보자.
처음 출력할 때는 다음 순서로 진행한다. 한 번만 필요한 부분을 뽑을지, 같은 범위를 반복해서 뽑을지도 함께 정하면 편하다.
- 인쇄할 시트로 이동한다. 일부만 출력하려면 필요한 셀을 드래그해 선택한다.
- Ctrl+P를 누르거나 파일 > 인쇄로 들어간다.
- 프린터를 고르고, 설정에서 활성 시트 인쇄 또는 선택 영역 인쇄처럼 목적에 맞는 대상을 선택한다.
- 용지 크기와 방향, 여백을 정한 뒤 미리 보기에서 전체 페이지를 확인한다.
같은 부분을 자주 출력한다면 셀을 선택한 뒤 페이지 레이아웃 > 인쇄 영역 > 인쇄 영역 설정을 사용한다. 이 설정은 통합 문서와 함께 저장된다. 범위를 다시 잡으려면 같은 메뉴에서 인쇄 영역을 해제한 뒤 필요한 부분을 지정하면 된다.
전체 통합 문서 인쇄를 고르면 필요 없는 시트까지 나올 수 있으니 대상을 확인하자. 떨어진 범위를 여러 인쇄 영역으로 지정하면 각각 별도 페이지로 출력된다.
표를 한 페이지에 맞추려면?
페이지 레이아웃의 크기에 맞게 조정에서 너비와 높이를 나눠 설정하면 된다. 가로 폭만 맞출지, 시트 전체를 한 장에 넣을지에 따라 선택이 달라진다.
열이 많은 표는 가로 방향으로 바꾼 뒤 너비를 맞추는 방법부터 살펴보자. 자주 쓰는 조합은 다음과 같다.
| 목적 | 너비 | 높이 |
| 오른쪽 열이 다음 장으로 넘어가지 않게 | 1페이지 | 자동 |
| 표 전체를 한 장 안에 배치 | 1페이지 | 1페이지 |
첫 조합은 열을 한 페이지 폭에 맞추되 행이 길면 아래쪽으로 여러 장을 사용한다. 두 번째는 가로와 세로를 모두 줄이므로 데이터가 많으면 글씨가 지나치게 작아질 수 있다. 한 장이라는 조건보다 숫자와 항목을 읽을 수 있는지가 우선이다.
엑셀 인쇄 배율을 크게 줄이기 전에 불필요한 열이 범위에 들어갔는지 확인하고, 열 너비와 여백을 살펴보자. 용지 방향은 페이지 레이아웃 > 방향에서 바꿀 수 있다. Excel의 용지 크기와 프린터에 설정한 크기도 맞춰야 미리 보기와 실제 출력의 차이를 줄일 수 있다.
잘림과 빈 페이지는 어떻게 점검할까?
인쇄 범위와 페이지 경계를 먼저 보고, 증상에 맞는 설정을 하나씩 확인하면 된다. 프린터 문제로 단정하기 전에 미리 보기에서도 같은 현상이 나타나는지 구분하자.
보기 > 페이지 나누기 미리 보기에서 표가 어느 경계로 나뉘는지 살펴볼 수 있다. 다음 항목을 확인한 뒤 Ctrl+P로 돌아가 결과를 다시 보자.
- 일부 내용이 빠짐: 저장된 인쇄 영역 밖에 추가한 행이나 열이 있는지 확인한다. 필요한 경우 영역을 다시 지정하거나 인쇄 설정에서 인쇄 영역 무시를 선택한다.
- 불필요한 빈 페이지: 표에서 멀리 떨어진 셀의 보이지 않는 데이터나 개체, 페이지 나누기를 살핀다. 필요한 범위만 인쇄 영역으로 지정해 확인한다.
- 둘째 장부터 제목이 없음: 페이지 레이아웃 > 인쇄 제목에서 맨 위에 반복할 행을 지정한다. 첫 행을 반복하려면 $1:$1을 입력하고, 제목이 다른 행이면 실제 위치에 맞춰 고른다.
- 표의 선이 안 나옴: 화면의 눈금선과 직접 넣은 셀 테두리를 구분한다. 페이지 설정의 시트 탭에서 눈금선 인쇄 옵션을 확인한다.
설정을 바꾼 뒤에는 첫 장뿐 아니라 마지막 장까지 확인하자. 미리 보기는 정상인데 출력되지 않는다면 프린터 선택과 연결 상태, 용지와 인쇄 대기열을 확인하는 순서로 넘어가면 된다.
마치면서
깔끔한 출력은 필요한 범위를 정하고, 용지 방향과 배율을 맞춘 뒤 모든 페이지를 확인하는 데서 시작한다. 엑셀 인쇄에서는 너비만 한 페이지로 맞추는 설정과 전체를 한 장에 넣는 설정을 구분하고, 읽기 어려울 만큼 축소하지 않는 것이 중요하다. 내용이 빠지거나 빈 장이 나오면 인쇄 영역과 페이지 경계를 살피고, 여러 장의 표에는 반복 제목도 설정하자. 마지막으로 미리 보기와 실제 프린터의 용지 설정이 맞는지 확인하면 불필요한 재출력을 줄일 수 있다.
[안내드립니다] 이 글은 Windows 데스크톱 Excel의 일반적인 인쇄 기능을 기준으로 작성했습니다. 버전, 운영체제, 웹용 Excel과 프린터 드라이버에 따라 메뉴 이름과 지원 기능이 다를 수 있습니다.