엑셀 암호 설정(파일 암호화, 시트 보호, 암호 변경)

파일을 열기 전부터 암호를 묻게 하려면 엑셀의 파일 암호화 기능을 사용하면 된다. 검토 탭에서 시트만 보호하면 내용은 그대로 보일 수 있으므로 목적에 맞는 메뉴를 골라야 한다. 거래처 자료나 가계부를 보내기 전에 엑셀 암호 설정을 찾는 경우라면, 먼저 열람 제한이 필요한지 수식 수정만 막으려는지 구분하는 편이 좋다. 여기서는 윈도우 데스크톱용 Excel을 기준으로 파일 열기 암호를 거는 순서와 보호 기능의 차이, 설정을 확인하고 관리하는 방법을 차근차근 알아보자.

엑셀 암호 설정은 어디서 하나?

파일을 연 뒤 파일, 정보, 통합 문서 보호 순서로 이동해 암호로 암호화를 선택하면 된다. 이 기능은 암호를 모르는 사람이 파일을 열어 내용을 확인하지 못하도록 하는 파일 수준 보호다. 중요한 자료라면 먼저 접근 권한이 제한된 위치에 원본의 백업을 마련하고 설정할 파일을 연다.

 

윈도우용 Excel에서는 다음 순서로 진행한다. 암호를 입력하는 것에서 끝내지 않고 저장한 뒤 다시 여는 단계까지 확인한다.

 

1. 보호할 파일을 열고 왼쪽 위 파일 메뉴를 선택한다.
2. 정보를 누르고 통합 문서 보호에서 암호로 암호화를 선택한다.
3. 사용할 암호를 입력하고 확인을 누른다.
4. 같은 암호를 다시 입력한 뒤 확인을 누른다.
5. 파일을 저장하고 닫은 뒤, 저장한 파일을 다시 열어 암호 입력창이 나오는지 확인한다.

 

암호는 영문 대문자와 소문자를 구분한다. 입력 전 한영 전환과 Caps Lock 상태를 확인하고, 다른 서비스에서 사용 중인 암호를 그대로 재사용하지 않는 편이 좋다. 파일 이름과 저장 위치도 확인해야 다른 복사본에 설정하고 원본을 보내는 실수를 줄일 수 있다.

시트 보호와 파일 암호는 무엇이 다른가?

파일 암호는 열람을 제한하고, 시트 보호는 잠긴 셀의 변경을 제한한다. 통합 문서 구조 보호는 시트의 추가나 삭제 같은 구성을 잠그는 기능이다. 같은 보호라는 말이 들어가도 막는 대상이 다르다.

 

원하는 결과에 따라 아래처럼 기능을 고르면 된다. 읽기 전용으로 열리게 하는 것만으로 자료의 열람까지 차단됐다고 생각해서는 안 된다.

 

원하는 결과	사용할 기능	확인할 점
암호 없이 파일을 열지 못하게 하기	파일 메뉴의 암호로 암호화	저장 후 열기 암호 확인
수식이나 셀 값의 수정 제한	검토 탭의 시트 보호	허용할 편집 항목 선택
시트 추가, 삭제, 이름 변경 제한	검토 탭의 통합 문서 보호	통합 문서 구조 보호

 

입력란만 남기려면 먼저 해당 셀을 선택해 셀 서식의 보호 탭에서 잠김을 해제한 뒤 시트를 보호한다. 잠김 표시만 해 두고 시트 보호를 켜지 않으면 편집 제한이 적용되지 않는다. 시트 보호는 민감한 내용을 숨기는 보안 기능이 아니므로, 엑셀 암호 설정의 목적이 열람 차단이라면 파일 암호화를 적용해야 한다.

암호를 바꾸거나 잊었을 때는 어떻게 하나?

현재 열기 암호를 안다면 파일을 연 뒤 같은 암호화 메뉴에서 암호를 바꾸거나 지우고 저장할 수 있다. 새 암호를 넣으면 변경되고, 입력란을 비운 뒤 확인하고 저장하면 열기 암호가 제거된다. 변경 후에는 파일을 닫고 다시 열어 결과를 확인한다.

 

암호를 잊으면 Microsoft에서 복구해 주지 못한다. 암호 관리 도구처럼 접근을 제한할 수 있는 곳에 보관하고, 파일을 보내기 전 실제로 열리는지 확인한다. 설정 전 백업이나 이전에 따로 저장한 사본이 있다면 필요한 자료가 남아 있는지도 살펴본다. 다른 사람의 파일이라면 소유자에게 암호를 요청한다.

 

웹용 Excel에서는 이 열기 암호를 추가하거나 변경하는 작업을 데스크톱 앱에서 진행한다. 맥이나 모바일은 메뉴가 다를 수 있어 위 경로를 그대로 적용하지 않는다. 파일과 암호를 공유할 때는 받는 사람과 전달 경로를 확인하고, 암호 없는 원본과 백업도 별도로 관리한다. 암호를 걸었다고 모든 유출 가능성이 사라지는 것은 아니다.

마치면서

파일 열람을 막으려면 암호로 암호화하고, 셀이나 시트 구성의 변경을 막으려면 해당 보호 기능을 골라야 한다. 엑셀 암호 설정을 마친 뒤에는 저장한 파일을 다시 열어 암호가 적용됐는지 확인하고, 보낼 복사본의 이름과 위치도 살피는 것이 좋다. 잊은 암호는 Microsoft에서 복구할 수 없으므로 안전한 암호 보관과 접근이 제한된 백업 관리까지 함께 마쳐야 설정 과정이 끝난다.

 

[안내드립니다] 이 글은 윈도우 데스크톱용 Excel의 일반적인 사용 방법을 설명합니다. 버전과 운영체제, 조직의 보안 정책에 따라 메뉴와 사용 가능한 기능이 다를 수 있으니 실제 화면과 제품 도움말을 함께 확인하시기 바랍니다.