엑셀 파일 용량 줄이기(빈 셀 서식, 그림 압축, XLSB, 피벗 캐시)

엑셀 문서가 커졌다면 사용하지 않는 셀의 서식과 삽입한 그림부터 확인하고, 필요에 따라 저장 형식과 피벗 캐시를 점검하면 된다. 먼저 원본을 복사해 두고 한 가지씩 적용한 뒤 저장된 크기를 비교하는 편이 안전하다. 내용이 몇 줄 없더라도 빈 영역에 남은 서식이나 고해상도 사진 때문에 파일이 커질 수 있다. 엑셀 파일 용량 줄이기를 할 때는 숫자만 줄이는 것보다 수식과 인쇄 결과가 유지되는지도 확인해야 한다. 윈도우 데스크톱용 Excel을 기준으로 점검 순서와 주의할 부분을 알아보자.

엑셀 파일 용량 줄이기는 어디부터 시작하나?

복사본을 만든 뒤 실제 데이터 바깥에 불필요한 서식이 남았는지 확인하는 것부터 시작하면 된다. Ctrl+End는 해당 시트에서 데이터나 서식이 있는 마지막 셀로 이동한다. 표는 위쪽에만 있는데 훨씬 아래나 오른쪽으로 이동한다면 빈 영역의 서식을 살펴볼 만하다.

 

아래 방법은 필요 없는 범위를 확실히 구분할 수 있을 때 적용한다. 비어 보이는 셀에도 수식이나 필요한 서식이 있을 수 있으므로 숨긴 행과 열도 확인한다.

 

1. 파일을 다른 이름으로 저장해 작업할 복사본을 만든다.
2. 각 시트에서 Ctrl+End를 눌러 마지막 사용 위치를 확인한다.
3. 실제 데이터 아래쪽과 오른쪽의 필요 없는 빈 행이나 열 범위를 선택한다.
4. 홈 탭의 지우기에서 모두 지우기를 선택하고 저장한 뒤 닫았다가 다시 연다.

 

모두 지우기는 선택한 범위의 내용과 서식까지 지운다. 실제 표나 수식이 있는 범위까지 포함하지 않아야 한다. Delete 키로 값만 지우는 것과도 다르다. 사용하지 않는 시트를 정리할 때는 다른 시트의 수식이나 차트가 참조하는 자료인지 먼저 확인한다. 확신이 없는 시트는 삭제하지 않는다.

그림이 많은 파일은 어떻게 줄이나?

삽입한 그림을 선택한 뒤 그림 서식 탭의 그림 압축을 사용하면 된다. 사진을 화면에서 작게 보이게 조절하는 것만으로 압축 작업을 대신할 수는 없다. 엑셀 파일 용량 줄이기 과정에서 그림이 많다면 이미지별 크기와 압축 설정을 먼저 살피는 편이 좋다.

 

그림을 클릭하고 그림 서식, 그림 압축 순서로 이동한다. 선택한 그림만 처리하려면 이 그림에만 적용을 선택하고, 파일 안의 모든 그림을 처리하려면 해당 선택을 해제한다. 해상도는 화면 확인용인지 인쇄용인지에 맞춰 고른 뒤 글자와 도형의 선명도를 확인한다.

 

그림의 잘린 영역 삭제를 선택하면 보이지 않게 잘라 둔 부분의 데이터도 제거할 수 있다. 다만 저장된 결과에서는 그 부분을 원래대로 되돌릴 수 없으므로 원본 그림이나 압축 전 파일을 남겨 둔다. 로고나 작은 글자가 들어간 화면 캡처는 압축 후 흐려질 수 있어 확대 화면과 인쇄 결과를 함께 살핀다.

저장 형식과 피벗 설정도 바꿔야 하나?

기본 정리 후에도 크다면 XLSB 형식 저장이나 피벗 캐시 설정을 검토할 수 있지만, 모든 파일에 적용할 필요는 없다. 파일 구성에 따라 효과와 호환성이 다르다.

 

바꾸기 전에 무엇이 달라지는지 구분한다. 아래 항목은 무조건 실행할 목록이 아니라 필요에 따라 고를 수 있는 방법이다.

 

방법	적용 전 확인
Excel 이진 통합 문서(.xlsb)로 저장	받는 사람의 프로그램과 연계 도구가 지원하는지 확인
피벗 캐시를 파일에 저장하지 않기	원본 데이터와 연결에 접근해 새로 고칠 수 있는지 확인

 

XLSB는 파일, 다른 이름으로 저장에서 Excel 이진 통합 문서(*.xlsb)를 선택해 별도 사본으로 저장한다. 탐색기에서 확장자 글자만 바꾸는 방법은 아니다. 변환한 파일을 다시 열어 수식과 차트, 사용하는 매크로 등이 정상 작동하는지 확인한다. 용량이 반드시 일정 비율로 줄어드는 것은 아니다.

 

일반적인 피벗 테이블은 셀을 선택하고 피벗 테이블 분석의 옵션, 데이터 탭에서 원본 데이터를 파일로 저장을 해제하고 파일을 열 때 데이터 새로 고침을 선택할 수 있다. 원본에 접근하지 못하면 새로 고침이 어려우므로 조건을 확인한 경우에만 적용한다. 마지막에는 저장된 크기뿐 아니라 주요 합계와 보고서 내용도 원본과 비교한다.

마치면서

원본의 복사본에서 빈 영역의 서식과 그림을 먼저 정리하고, 저장 후 다시 열어 결과를 확인하는 순서가 기본이다. 엑셀 파일 용량 줄이기는 XLSB 저장이나 피벗 캐시 조정으로 이어갈 수 있지만, 호환성과 원본 데이터 접근 여부를 함께 살펴야 한다. 모두 지우기의 선택 범위와 그림의 복원 가능성을 확인하고, 마지막에는 파일 크기만 보지 말고 수식과 차트, 주요 합계와 인쇄 결과가 유지되는지도 비교하는 것이 좋다.

 

[안내드립니다] 이 글은 윈도우 데스크톱용 Excel의 일반적인 사용 방법을 설명합니다. 버전과 파일 구성에 따라 메뉴와 적용 결과가 다를 수 있으므로 원본을 보관한 복사본에서 진행하고 필요한 기능이 유지되는지 확인하시기 바랍니다.